定款認証 電子定款について

定款認証について

定款を作成したらその定款が正しく作られたものであることを第三者に証明してもらうために、公証役場で「定款の認証」が必要になります。
認証について用意するべき書類や持って行くべきものと定款認証の流れを詳しくご説明しています
認証をもらわなければ会社設立の登記申請を法務局で行うことができないので、一つづつ順を追って確認していきましょう。
  1. 管轄の公証人役場を調べる
  2. 事前に定款をチェックしてもらう
  3. 公証役場へ持っていく持ち物を用意する。
  4. 公証役場での定款認証の流れ

1 管轄の公証人役場を調べましょう!

定款の認証は、設立する会社の本店所在地を管轄する法務局に所属する公証人役場で行います。
事前に下記のホームページで調べておくようにしましょう。

2 事前に定款を確認してもらう

定款の原案ができた段階で、誤字や記載内容の誤り、不適切な箇所がないか、公証人に確認してください。
その際、公証人に発起人の印鑑登録証明書や登記事項証明書(登記簿謄本)ならびに代表者の印鑑証明書を呈示すると、記載内容の確認がしやすくなります。
ここまで確認が出来たら今度は公証役場へ電話をして「定款の認証に先立って内容をチェックしてほしい」ことを伝え、FAXかメールで全文を送り、見てもらうようにしましょう。
この時定款の他に、印鑑証明書や委任状(発起人のうち行くことができない人がいる場合)も一緒に送り、正確な記載がされているかを確認してもらうようにしましょう。

3 公証役場へ持っていくもの

以上の事前チェックが終わり、問題がなければ必要なものを揃えて公証役場へ認証を受けに行きましょう。定款の認証をする際に公証人が本人確認をするので、公証役場に発起人または代理人が出向かわなければなりません。
定款の認証のために公証役場へ持って行くものは下記の5つです。
  • 定款3部
  • 設立時社員出資者全員の実印の印鑑証明書 1通ずつ(発行3ヶ月以内)
  • 収入印紙4万円
  • 公証人へ払う手数料5万円(現金)
  • 定款謄本代 1枚につき250円(普通2千円前後)
  • 委任状(代理人が定款認証を行う場合)

4 公証役場での定款認証の流れ

さて、以上の事前チェックが終わり問題がなければ、必要なものを揃えて公証役場へ認証を受けに行きましょう。
定款の認証をする際に公証人が本人確認をするので、公証役場に発起人または代理人が出向かわなければなりません。郵送でのやりとりは出来ませんので、気を付けてください。
行く際に予約は必要ありませんが公証人が不在だったり、混んでいて長時間待たされる場合もあるので、事前に電話してから行くとスムーズに手続きができるでしょう。
定款が受理されると、用意した定款3通のうち1通が原本となって公証人役場に保管されます。
この1通の表紙の裏側に収入印紙を貼り、実印で消印をします。
残りの2通は「謄本」という朱印が押され、1通は法務局で会社登記をする時に使います。
もう1通は保存用となります。保存用の謄本は会社名義の銀行口座を開設する時などに必要になりますので大切に保存しておきましょう。

定款の電子認証について

電子定款の場合は、定款の認証もWEB上で行うことができます。
電子定款の場合は、実際に公証役場へ行くよりも短時間で終えることができるでしょう。
定款を紙ではなく電子定款にすると、定款に貼らなければいけない収入印紙代の4万円を節約することができます。
しかし実際には専用の機器を用意したり、特殊なソフトウェアを使用する必要があります。
なので紙の定款の方が結局安くおさまる場合が少なくありません

電子定款に必要なもの

  • 電子証明書
  • Adobe Acrobat
  • ICカードリーダライタ
  • 住基カード
これらのものを用意すると、結局4万円近くかかってしまいます。
しかし既にこれらの機器を持っていたり、定款に関して勉強中の方は電子定款の作成にチャレンジしてみても良いかと思います。それでは電子定款の作成の手順をご説明します。

 1.Adobe Acrobatで定款をPDFファイルに変換

この作業はそのままです。
Adobe Acrobatというソフトを使ってPDFにします。
最近はWordからでも直接PDFに保存できますので、その方法でPDFにしてもらっても構いません。

2.代表者の住民基本台帳カード・電子証明書を取得する

取得していない方は住基カードの作成と一緒に電子証明を取得するようにしてください。
各市町村の役場窓口でe-taxや電子証明の為に住基カードを作りたいと言えばすぐに作成してもらえます。

 3.ICカードリーダライタを準備する

お店やAmazonなどで購入すると2000から3000円くらいです。

 4.電子署名プラグインソフトをインストールしてPDFに署名を付ける

最後に、ICカードリーダライタで読み取った電子証明書を「電子署名プラグインソフト」を使ってPDFの定款に貼り付けます。
このソフトは法務省のページで無料でダウンロードできます。
以上で電子定款の作成は終了です。
さて、今回は定款の認証と電子定款の作成方法をご紹介しました。定款の認証まで済ませたらいよいよ会社の登記に移ります。
次回は登記書類の説明から届け出までを紹介していきたいと思います。